แนวคิด (Main Idea)

การตรวจติดตามและการรับรองคุณภาพเป็นกระบวนการ เป็นระบบ และเป็นอิสระ จัดทำรายละเอียดเป็นเอกสาร จะมีการดำเนินตรวจติดตามภายใน การตรวจติดตามโดยลูกค้า และการตรวจติดตามโดยบุคคลที่ 3 หรือหน่วยงานให้การรับรองคุณภาพ

         ในการรับรองระบบบริหารคุณภาพ เป็นการยอมรับความสามารถขององค์การ โดยหน่วยรับรองหรือผู้ตรวจประเมินอิสระ เพื่อรับรองว่าระบบการบริหารงานขององค์การเป็นไปตามมาตรฐานระบบบริหารงานคุณภาพ ISO 9000

สมรรถนะย่อย (Element of Competency)

         แสดงความรู้เกี่ยวกับการตรวจติดตามและการรับรองคุณภาพ

12.1 ความหมายของการตรวจติดตามคุณภาพ (Quality Audit)

ตามมาตรฐาน ISO 19011 กล่าวว่า การตรวจติดตามคุณภาพ หมายถึง “กระบวนการซึ่งเป็นระบบเป็นอิสระ และจัดทำเป็นเอกสารเพื่อแสดงให้เห็นว่ากิจกรรมต่างๆ ในระบบคุณภาพมีผลลัพธ์สอดคล้องกับแผนหรือเกณฑ์ที่กำหนดไว้ และถูกนำไปปฏิบัติอย่างมีประสิทธิผล เหมาะสม และสามารถบรรลุวัตถุประสงค์ขององค์การ”

12.2 ระบบการตรวจติดตามคุณภาพ (Audit System)

         โดยทั่วไปบ่างประเภทของการตรวจติดตาม (Audit) เป็น 3 ประเภทใหญ่ๆ นั่นคือ การตรวจติดตามภายใน (Internal Audit หรือ First Party Audit) การตรวจติดตามโดยลูกค้า (Second Party Audit) และการตรวจติดตามโดยบุคคลที่ 3 หรือหน่วยงานให้การรับรอง (Third Party Audit)

          12.2.1 การตรวจติดตามภายใน (Internal of First Party Audit)

การตรวจติดตามภายใน หมายถึง การตรวจติดตามที่ผู้ตรวจ (Auditor) เป็นบุคลากรขององค์การ โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อให้ฝ่ายบริหารทราบว่ากิจกรรมต่างๆ ในระบบคุณภาพที่จัดสร้างขึ้นมาถูกนำไปปฏิบัติอย่างสอดคล้องตามข้อกำหนดของ ISO 9001:2000 และช่วยให้มีโอกาสในการปรับปรุงและพัฒนาระบบอย่างต่อเนื่อง

          12.2.2 การตรวจติดตามโดยองค์การของลูกค้า (Second Party Audit)

การตรวจติดตามโยองค์การของลูกค้า หมายถึง การตรวจติดตามโดยลูกค้าขององค์การหรือองค์การที่กำลังจะกลายมาเป็นลูกค้า ซึ่งการตรวจติดตามลักษณะนี้ ส่วนหนึ่งก็เพื่อใช้ในการตัดสินใจซื้อสินค้าหรือบริการนั้นเอง

          12.2.3 การตรวจติดตามโดยองค์การผู้ให้การรับรอง

                     การตรวจติดตามโดยองค์การผู้ให้การรับรอง หมายถึง การตรวจติดตามโดยองค์การภายนอก (ซึ่งไม่มีส่วนเสียกับองค์การ๗ ซึ่งจะมาตรวจระบบคุณภาพขององค์การว่าสอดคล้องตามข้อกำหนดของ ISO 9001:2000 หรือไม่ ส่วนใหญ่จะเป็นการตรวจโดยหน่วยรับรอง (Certification Body : CB) การตรวจติดตามประเภทนี้จัดทำขึ้นเพื่อให้การรับรองกับองค์การว่าได้ปฏิบัติตามข้อกำหนด ISO 9001 : 2000 ซึ่งจะทำให้ลูกค้าขององค์การมั่นใจได้ว่ากระบวนการตลอดจนสินค้าและบริการขององค์การมีคุณภาพ โดยลูกค้าไม่ต้องตรวจติดตามด้วยตนเอง สามารถลดความจำเป็นในการตรวจติดตามโดยลูกค้า (Second Party Audit) ซึ่งต้องเสียเวลาและค่าใช้จ่ายจำนวนมาก

12.3 คุณสมบัติของผู้ตรวจติดตาม (Auditor Quality)

ผู้ตรวจติดตาม (Auditor) คือ ผู้มีคุณสมบัติที่จะตรวจติดตามระบบคุณภาพ ซึ่งมีคุณสมบัติ ดังนี้

        12.3.1 คุณสมบัติทั่วไป

                   1. มีความรู้เรื่องที่จะตรวจติดตาม และผ่านการอบรมเรื่องการตรวจประเมิน

                   2. รักษาความลับขององค์การ

                   3. เป็นอิสระจากองค์การ/หน่วยงานที่ถูกตรวจ

         12.3.2 คุณสมบัติส่วนบุคคล

                    1. มีมนุษยสัมพันธ์

                    2. มีทักษะในการสื่อสาร

                    3. มีทักษะในการจัดการ

                    4. มีทักษะในการนำเสนอข้อมูล

                    5. เปิดใจกว้างยอมรับฟังความคิดเห็น

          12.3.3 ต้องมีความรู้ (Knowledge)

                    1. เข้าใจระบบงานที่จะไปทำการตรวจเป็นอย่างดี

                    2. เข้าใจข้อกำหนด ISO 9001:2000

                    3. เข้าใจ 8 หลักการบริหารคุณภาพ (8 Quality Principle)

         12.3.4 ต้องมีทักษะในการประเมิน

                    1. สามารถใช้เทคนิคในการตั้งคำถามเพื่อค้นหาข้อเท็จจริง

                    2. สามารถสุ่มตรวจติดตามได้อย่างเป็นระบบ

                    3. สามารถประเมินได้ว่าสิ่งใดไม่สอดคล้องกับข้อกำหนด ISO (Non Conforming: NC)

สิ่งใดเป็นข้อเสนอแนะเพื่อการพัฒนา (Suggestion)

                    4. สามารถเก็บรวบรวมบันทึกรวมถึงหลักฐานต่างๆ จากการตรวจติดตามเพื่อใช้ตัดสินใจเกี่ยวกับความสอดคล้องตามข้อกำหนด ISO 9001:2000

         12.3.5 ต้องมีความสามารถในการเตรียมการตรวจติดตาม

                    1. สามารถจัดทำกำหนดการตรวจติดตาม (Audit Schedule) ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

                    2. สามารถคัดเลือกทีมผู้ตรวจติดตาม (Auditor Team) อย่างเหมาะสม

                    3. สามารถจัดทำรายการตรวจติดตาม (Audit Checklist) ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

         12.3.6 ต้องสามารถเป็นผู้นำการประชุม

                    1. สามารถดำเนินการประชุมเปิด (Opening Meeting) การตรวจติดตาม

                    2. สามารถดำเนินการประชุมปิด (Closing Meeting) การตรวจติดตาม

        12.3.7. ต้องสามารถรายงานผลการตรวจติดตามได้อย่างแม่นยำ

                    1. สามารถรายงานสิ่งที่สอดคล้องและไม่สอดคล้องตามข้อกำหนด อย่างถูกต้อง

                    2. สามารถเสนอแนะถึงโอกาสในการปรับปรุงให้แก่องค์การ

                    3. สามารถตัดสินแนวทางการแก้ไขปัญหา (Corrective/Preventive Action) ของผู้ถูกตรวจ

รูปที่ 12.1 มีทักษะในการประเมิน

12.4 หัวหน้าคณะผู้ตรวจติดตาม (Lead Auditor)

         เป็นไปได้ว่าในระหว่างการตรวจติดตามแต่ละครั้งจะเกิดปัญหาหรือความคิดเห็นที่ไม่ตรงกันระหว่างผู้ตรวจติดตามกับผู้ตรวจติดตามด้วยกันหรือผู้ตรวจติดตามกับผู้ถูกตรวจ จึงต้องมีบุคคลหนึ่งคอยจัดการให้การตรวจติดตามคุณภาพสามารถดำเนินต่อไปอย่างมีประสิทธิภาพ บุคคลนั้นเรียกว่าหัวหน้าคณะผู้ตรวจติดตาม  (Lead Auditor) หน้าที่ของหัวหน้าคณะผู้ตรวจติดตาม สรุปได้ดังนี้

1. เป็นผู้นำและจัดการให้คณะผู้ตรวจติดตามทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ

2. จัดการกับข้อขัดแย้งที่เกิดขึ้นระหว่างการตรวจติดตาม

3. ตัดสินใจเกี่ยวกับข้อขัดแย้งต่างๆ ระหว่างการตรวจติดตาม

4. ควบคุมเวลาและการตรวจติดตามให้ครบตามแผนที่กำหนดไว้

12.5 ขั้นตอนการตรวจติดตาม

        ขั้นที่ 1 วางแผนการตรวจติดตาม ประกอบด้วยกิจกรรมต่างๆ ดังนี้

            1. อบรมผู้ตรวจติดตามคุณภาพภายใน

            2. วางแผนการตรวจติดตามประจำปี

องค์กรต้องจัดอบรมหลักสูตร ผู้ตรวจติดตามคุณภาพภายใน (Internal Auditor) ให้แก่บุคลากรเพื่อให้มีคุณสมบัติที่เหมาะสม และทำการแต่งตั้งคณะผู้ตรวจติดตามคุณภาพภายในขององค์การอย่างเป็นทางการ และเพื่อให้เกิดการตรวจติดตามคุณภาพภายในอย่างมีประสิทธิภาพจะต้องทำการวางแผนการตรวจติดตามประจำปีอย่างเหมาะสม ดังตัวอย่างต่อไป

         ขั้นที่ 2 เตรียมการตรวจติดตาม ประกอบด้วยกิจกรรมต่างๆ ดังนี้

            1. คัดเลือกทีมผู้ตรวจติดตาม

            2. ทบทวนเอกสารคุณภาพ

            3. จัดทำโปรแกรมการตรวจติดตาม (Audit Schedule)

            4. จัดทำรายการตรวจติดตาม (Audit Checklist)

            เมื่อวาแผนการตรวจติดตามคุณภาพภายในแล้ว องค์การต้องทำการคัดเลือกหัวหน้าคณะผู้ตรวจติดตาม (Lead Auditor) และผู้ตรวจติดตาม (Auditor) จากนั้นหัวหน้าคณะผู้ตรวจติดตามจะต้องเรียกประชุมชี้แจงกำหนดการตรวจติดตาม (Audit Schedule) ที่ได้จัดทำขึ้น ทั้งนี้อย่าลืมว่าผู้ตรวจติดตามจะต้องเป็นอิสระจากหน่วยงานที่ถูกตรวจ หัวหน้าคณะผู้ตรวจติดตามจะมอบหมายให้ผู้ตรวจติดตามทบทวนข้อกำหนด ISO 9001:2000 และเอกสารคุณภาพของหน่วยงานที่จะไปตรวจ และให้จัดทำรายการตรวจติดตาม (Audit Checklist) เพื่อใช้เป็นแนวทางในการตรวจติดตามต่อไป

        ขั้นที่ 3 ดำเนินการตรวจติดตาม ประกอบด้วยกิจกรรมต่างๆ ได้แก่ ประชุมการตรวจติดตามและดำเนินการตรวจติดตาม

                       1. การประชุมเปิดการตรวจติดตามคุณภาพภายใน (Opening Meeting)

                เมื่อถึงกำหนดการตรวจติดตามคุณภาพภายในจะต้องมีกิจกรรมอย่างหนึ่งที่เรียกว่าการประชุมเปิดการตรวจติดตามคุณภาพภายใน (Opening Meeting) ซึ่งจัดขึ้นเพื่อให้ผู้ตรวจติดตาม (Auditor) ได้พบกับผู้รับการตรวจติดตาม (Auditee) เพื่อชี้แจงข้อมูลตามวาระดังนี้

(1) แนะนำ คณะผู้ตรวจติดตาม

(2) ขอให้ที่ประชุมลงชื่อเข้าประชุมไว้เป็นหลักฐาน

(3) ทบทวนและยืนยันขอบเขตในการขอรับรองระบบคุณภาพ

(4) ทบทวนกำหนดการตรวจติดตามคุณภาพภายใน

(5) อธิบายวิธีการตรวจติดตาม

(6) เปิดโอกาสให้ซักถามข้อสงสัย

(7) นัดหมายสถานที่และเวลาประชุมปิด

(8) ขอบคุณคณะผู้เข้าประชุม

2. ดำเนินการตรวจติดตามคุณภาพภายใน

        เทคนิคการตรวจติดตามคุณภาพภายใน

       (1) ใช้รายการตรวจติดตาม (Audit Checklist) เป็นเพียงแนวทางในการตรวจเท่านั้นเพราะจะต้องค้นหา ข้อเท็จจริง นอกเหนือจากที่กำหนดไว้ในรายการตรวจติดตามด้วย

        (2) คิดอยู่เสมอว่าอะไรคือปัจจัยนำเข้า (Input) และอะไรคือผลผลิต (Output) ของกิจกรรมหรืกระบวนการที่ผู้ตรวจติดตามกำลังตรวจอยู่ ยกตัวอย่างเช่น ผู้ตรวจติดตามกำลังตรวจกิจกรรม “การวางแผนการตลาด” ปัจจัยนำเข้าของกระบวนการนี้ คือข้อมูลการสำรวจตลาด นโยบายและเป้าหมายทางการตลาด การวิเคราะห์ส่วนแบ่งทางการตลาด ส่วนผลผลิต คือ แผนการตลาด ซึ่งหากพบว่า ปัจจัยนำเข้าไม่เพียงพอเหมาะสม ย่อมไม่สามารถได้ผลผลิตที่ดีได้ เป็นต้น

        (3) ตรวจข้อกำหนด/เอกสาร/การปฏิบัติจริง

    (ก) ตรวจข้อกำหนดเทียบกับเอกสารในระบบคุณภาพ

    (ข) ตรวจเอกสารเทียบกับการปฏิบัติงานจริง

    (ค) ตรวจการปฏิบัติงานจริงเทียบกับข้อกำหนด

        (4) พิจารณาถึงความเชื่อมโยงของแต่ละกิจกรรม เพราะว่าผลผลิต (Output) ของกิจกรรมหนึ่งย่อมเป็นปัจจัยนำเข้า (Input) ของอีกกิจกรรมถัดไป

      (5) บันทึกหลักฐานที่พบ (Objective Evidence) อย่างเป็นระบบระเบียบเพื่อใช้รายงานผลการตรวจติดตาม

        หลักฐานที่พบได้มาจาก

   (ก) เอกสารต่างๆ เช่น คู่มือคุณภาพ ระเบียบปฏิบัติ เอกสารอ้างอิง เป็นต้น

   (ข) คำให้สัมภาษณ์จากผู้รับการตรวจติดตาม

   (ค) การสังเกต เช่น สภาพแวดล้อม การปฏิบัติงานของบุคลากร เป็นต้น

        ขั้นที่ 4 รายงานผลการตรวจติดตาม ประกอบด้วยกิจกรรมต่างๆ ดังนี้

1. บันทึกผลการตรวจติดตาม เมื่อดำเนินการตรวจติดตามครบตามกำหนดแล้ว ผู้ตรวจติดตามจะต้องร่วมประชุม การประชุมผู้ตรวจติดตาม (Auditor Meeting) เพื่อสรุปผลการตรวจติดตาม โดยพิจารณาว่าสิ่งที่ผู้ตรวจติดตามตรวจพบเป็นสภาพผิดเงื่อนไข (Non Conforming: NC) หรือจะเป็นข้อสังเกต (Observation) และเมื่อได้ข้อสรุปแล้วจะทำการเขียนสภาพปัญหาหรือข้อที่ไม่สอดคล้องตามข้อกำหนด (NC Statement) ที่พบไว้ในใบร้องขอให้แก้ไข (Corrective Action Request : CAR)

2. การตัดสินระดับความรุนแรงของสภาพผิดเงื่อนไข

    Major หมายถึง ระเบียบปฏิบัติและการปฏิบัติงานไม่สอดคล้องตามข้อกำหนด ISO 9001:2000 ซึ่งอาจทำให้ระบบคุณภาพล้มเหลวได้

    Minor หมายถึง ระเบียบปฏิบัติและการปฏิบัติสอดคล้องตามข้อกำหนด แต่อาจไม่ครบหรือยังขาดประสิทธิผล

    Observation หมายถึง องค์การปฏิบัติตามข้อกำหนด แต่พบว่ามีสิ่งที่อาจจะก่อให้เกิดเป็นปัญหาหรือมีแนวโน้มจะก่อให้เกิดปัญหาในอนาคตได้จึงต้องร้องขอให้มีการหาวิธีการปรับปรุงให้ดีขึ้น

3. การประชุมปิดการตรวจติดตามคุณภาพภายใน (Closing Meeting)

เมื่อถึงกำหนดที่นัดหมายกับผู้ถูกตรวจประเมิน หัวหน้าคณะผู้ตรวจติดตามและผู้ตรวจติดตามจะทำการประชุมปิด เพื่อสรุปผลที่ได้รับจากการตรวจติดตามคุณภาพ ให้แก่คณะผู้บริหารและผู้รับการตรวจติดตาม ได้รับทราบโดยทั่วกัน ตามวาระการประชุมดังนี้

(1) ขอบคุณผู้เข้าร่วมประชุม และขอให้ลงลายมือชื่อเข้าประชุมไว้เป็นหลักฐาน

(2) รายงานสิ่งที่ตรวจพบ

(3) สรุปผลการตรวจติดตามคุณภาพ

(4) อธิบายถึงการปฏิบัติการแก้ไขและการตรวจติดตามซ้ำ (Follow Up)

(5) เปิดโอกาสให้ที่ประชุมซักถามข้อสงสัย

     (6) นำส่งรายงานการตรวจติดตาม (Audit Report) ให้ฝ่ายบริหารระบบคุณภาพ (QMR)

    (7) ปิดประชุม

       ขั้นที่ 5 การปฏิบัติการแก้ไข/การตรวจติดตามซ้ำ (Follow Up) ประกอบด้วยกิจกรรมต่างๆ ดังนี้

             1. ดำเนินการแก้ไข/ตรวจติดตามซ้ำ

2. เมื่อหัวหน้าคณะผู้ตรวจติดตาม (Lead Auditor) นำรายงานผลการตรวจติดตาม (Audit Report) และใบร้องขอให้แก้ไข (CAR) ส่งให้แก่ฝ่ายบริหารระบบคุณภาพ (QMR) แล้วฝ่ายบริหารระบบคุณภาพจะต้องเรียกประชุมผู้รับการตรวจติดตาม (Auditee) เพื่อวิเคราะห์สาเหตุของการร้องขอให้แก้ไขวางแผนแก้ไข และป้องกันไม่ให้เกิดซ้ำโดยกำหนดวันแล้วเสร็จสำหรับใบร้องขอให้แก้ไขแต่ละใบพร้อมกับบันทึกลงในใบร้องขอให้แก้ไข

3. จากนั้นนำส่งคืนให้แก่ฝ่ายบริหารระบบคุณภาพ จากนั้นฝ่ายบริหารระบบคุณภาพจะออกหมายเลขใบร้องขอให้แก้ไขแต่ละใบ และบันทึกลงในทะเบียนใบร้องขอให้แก้ไข (CAR LOG) เพื่อให้สามารถสอบกลับใบร้องขอให้แก้ไขได้อย่างถูกต้อง

4. เมื่อถึงวันกำหนดตรวจติดตามซ้ำ (Follow Up) ฝ่ายบริหารระบบคุณภาพจะมอบหมายให้ผู้ตรวจติดตามไปตรวจสอบว่าดำเนินการแก้ไขแล้วเสร็จตามที่กำหนดหรือไม่ หากแก้ไขแล้วเสร็จ ฝ่ายบริหารระบบคุณภาพจะปิดใบร้องขอให้แก้ไขใบนั้น และนำผลการตรวจติดตามพร้อมสรุปข้อมูลต่างๆ นำเสนอในการประชุมทบทวนของฝ่ายบริหาร (Management Review)

12.6 การรับรองระบบบริหารคุณภาพ

เมื่อองค์การได้จัดทำระบบคุณภาพ และปฏิบัติตามระบบที่ได้สร้างขึ้นมา มีการตรวจติดตามภายในจนได้ผลเป็นที่พอใจและมั่นใจว่าระบบบริหารคุณภาพมีประสิทธิภาพและสามารถนำมาพัฒนาองค์การให้มีระบบบริหารคุณภาพที่ยั่งยืนแล้ว ทุกคนในองค์การถือเป็นแนวปฏิบัติอย่างมีประสิทธิผล องค์การควรขอรับรองระบบบริหารคุณภาพจากหน่วยรับรอง (Certification Body) เพื่อให้การยอมรับความสามารถขององค์การ เป็นการตรวจประเมินโดยบุคคลที่ 3 ซึ่งเป็นบุคคลภายนอกองค์การ ซึ่งมีทั้งหน่วยงานของรัฐบาลภายในประเทศและบริษัทจดทะเบียนเอกชนซึ่งส่วนใหญ่เป็นสถาบันรับรองคุณภาพจากต่างประเทศในการพิจารณาเลือกให้หน่วยรับรองใดเป็นผู้ให้การรับรอง องค์การควรจะพิจารณาจากหลักเกณฑ์และเงื่อนไขของแต่ละหน่วยรับรอง และอัตราค่าใช้จ่ายในการให้การรับรอง และสิ่งที่สำคัญที่สุด คือ ควรพิจารณาขีดความสามารถในการให้การรับรององค์การ โดยผ่านการรับรองระบบงาน (Accreditation) จากคณะกรรมการแห่งชาติ ว่าด้วยการรับรองระบบงาน (National Accreditation Council : NAC) ซึ่งเป็นผู้ดูแลมาตรฐานของหน่วยรับรอง เพื่อให้การดำเนินงาน ด้านการรับรองระบบงานของประเทศไทย เป็นไปตามมาตรฐานสากล และสอดคล้องกับสถานการณ์โลก ที่จะนำมาตรการการรับรองระบบงาน (Accreditation) มาใช้ในการเจรจาให้เกิดการยอมรับร่วม (Mutual Recognition Arrangment :MRA) ในผลการตรวจสอบและการรับรองระบบงานจะเป็นการพิสูจน์ให้ลูกค้าเห็นว่าหน่วยรับรองนั้น มีการจัดองค์การ ขั้นตอนการดำเนินงาน และมีบุคลากรเป็นไปตามเกณฑ์สากล และผ่านการตรวจประเมิน โดยผู้ตรวจประเมินอิสระที่มีความสามารถทางวิชาการ

12.7 ขั้นตอนปฏิบัติเพื่อขอรับรองคุณภาพ

         ขั้นตอนการขอรับรองคุณภาพ ISO 9000 โดยทั่วไปแสดงดังรูปที่ 12.4

         12.7.1 รับคำขอ เมื่อองค์การได้จัดทำและปรับปรุงระบบคุณภาพจนเกิดความมั่นใจในการเตรียมการต่างๆ เป็นที่เรียบร้อยแล้ว เช่น

                    1. เตรียมบุคลากร ทั้งระดับบริหาร ระดับคณะกรรมการ และระดับพนักงาน

                    2. เตรียมเอกสาร ที่ใช้ประกอบการขอรับรอง

                    3. เตรียมงบประมาณ หรือค่าใช้จ่ายในการรับรององค์การหรือสถานประกอบการที่ต้องการขอรับรองต้องไปขอรับแบบยื่นคำขอที่หน่วยงานรับรองมาตรฐาน ISO 9000 จากนั้นก็กรอกแบบฟอร์มและยื่นแบบฟอร์มตามขั้นตอน พร้อมกับแนบหลักฐานประกอบคำขอ และระบบเอกสาร ซึ่งประกอบด้วยคู่มือคุณภาพและคู่มือขั้นตอนการทำงานเพื่อหน่วยงานรับรองจะได้ประเมินระบบเอกสารก่อน เมื่อหน่วยงานรับรองตรวจสอบความถูกต้องแล้ว ถ้าพบข้อบกพร่องจะแจ้งให้ผู้ยื่นคำขอทราบเพื่อแก้ไขให้เรียบร้อยก่อนนัดทำการตรวจประเมินต่อไป

        12.7.2 ตรวจสอบโรงงานเบื้องต้น (ถ้าจำเป็น) เพื่อศึกษาข้อมูล เพื่อพิจารณาความพร้อมขององค์การ วางแผนการตรวจประเมิน โดยวางแผนเกี่ยวกับเส้นทางลำดับการตรวจประเมิน หน่วยงานที่จะตรวจ ระบุบุคคลที่ต้องการพบและสัมภาษณ์ และจัดทำรายการตรวจสอบ (Checklist)

        12.7.3 ตรวจประเมินโรงงาน โดยต้องแจ้งกำหนดการให้องค์การทราบล่วงหน้า การตรวจประเมินใช้ทีมตรวจประเมินประมาณ 3-5 คน ใช้เวลาตรวจประเมิน 3-5 โดยมีขั้นตอนดำเนินการคร่าวๆ ดังนี้ มีการประชุมทุกฝายที่เกี่ยวข้อง โดยมีหัวหน้าผู้ตรวจประเมิน เป็นประธานในที่ประชุม โดยมีการแนะนำบุคคลทั้ง 2 ฝ่าย ชี้แจงขอบข่ายการตรวจประเมินและวัตถุประสงค์ ทบทวนกำหนดการตรวจประเมินแนะนำเรื่องต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการตรวจประเมิน มีการจัดผู้นำทางให้แก่ผู้ประเมินในการนำผู้ประเมินไปยังจุดต่างๆ ที่จะประเมิน ทำการตรวจประเมินซึ่งอาจมีกิจกรรมต่างๆ ดังนี้

                    1. สัมภาษณ์ฝ่ายบริหาร

                    2. ตรวจสอบระบบเอกสารควบคุมทุกเล่ม

                    3. สัมภาษณ์ผู้รับผิดชอบ (ผู้จัดการ) ตามพื้นที่ที่ทำการประเมิน

                    4. ตรวจสอบสถานที่ปฏิบัติงาน

                    5. สัมภาษณ์หัวหน้าผู้ปฏิบัติงานและผู้ปฏิบัติงาน

                    6. ตรวจสอบเอกสารควบคุมในสถานที่ทำงาน

                    7. สุ่มตัวอย่างกิจกรรมในการทำงานและเฝ้าดูการปฏิบัติงานนั้นๆ

                    8. สรุปสิ่งที่พบต่อผู้จัดการพื้นที่ที่ทำการตรวจประเมิน

                    9. พิจารณาประสิทธิผลของระบบ

         12.7.4 สรุปผลการตรวจประเมินและรายงานผลเมื่อประเมินได้สิ้นสุด คณะตรวจประเมินจะต้องประชุมกันเพื่อสรุปผลการตรวจประเมินเพื่อเตรียมรายงานให้องค์การทราบ โดยใช้แบบฟอร์มการรายงานผล หากมีหลักฐานให้แนบหลักฐานประกอบ ระบุข้อกำหนดในระบบมาตรฐานระบบบริหารคุณภาพ ISO 9001 ที่ถูกละเมิดละเลยไม่ได้ปฏิบัติ ระบุรายละเอียดและตำแหน่งที่พบข้อบกพร่องเพื่อช่วยในการวิเคราะห์หาสาเหตุ การสรุปผลการตรวจประเมินอาจแบ่งเป็น

                    1. ผ่านการประเมินเมื่อปฏิบัติสอดคล้องกับข้อกำหนด

                    2. ไม่ผ่านการประเมินเพราะมีส่วนปฏิบัติไม่สอดคล้องกับข้อกำหนด หรือมีจุดอ่อนทั่วไปทั้งระบบ

                        หากไม่ผ่านกระตรวจประเมิน คณะตรวจประเมินจะเลื่อนผลการสรุปออกไปเพื่อให้องค์การมีการแก้ไขข้อบกพร่อง 1-2 จุด ที่เป็นจุดอ่อนที่พอแก้ไขได้ คณะประเมินจะไม่สรุปผลสุดท้าย จนกว่าจะกลับไปตรวจหลังการปฏิบัติการแก้ไขแล้ว ในการเขียนรายงานการตรวจประเมินนั้น ต้องได้รับความเห็นชอบจากผู้ถูกตรวจประเมินว่ามีสิ่งที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนดอะไรบ้าง เพื่อให้ทั้งสองฝ่ายเข้าใจตรงกันถึงสิ่งที่ต้อการแก้ไขให้ตรงตามข้อกำหนด หลังการประชุมต้องสรุปเพื่อแจ้งผลการประเมินให้องค์การทราบภายใน 7 วัน องค์การจะได้รับการแจ้งผลอย่างเป็นทางการอีกครั้งหนึ่ง

        12.7.5 จัดทำใบรับรองและจัดทำบัญชีรายชื่อ หลังจากองค์การได้ผ่านการประเมินแล้ว ก็จะได้รับการเสนอให้ได้รับใบรับรองมาตรฐานและจดทะเบียนต่อไป ซึ่งเป็นการแสดงให้เห็นว่ามีการรับรองว่าระบบบริหารงานขององค์การเป็นไปตามมาตรฐานระบบบริหารงานคุณภาพ ISO 9000 หน่วยงานรับรองจะแจ้งไปยังสำนักงานใหญ่ององค์การระหว่างประเทศว่าด้วยการมาตรฐาน ที่เมืองเจนีวา ประเทศสวิตเซอร์แลนด์ ซึ่งมีเครือข่ายและศูนย์รวมข้อมูลของ ISO อยู่องค์การที่ได้รับการจดทะเบียนจะถูกตีพิมพ์และประชาสัมพันธ์ให้สมาชิก ISO ได้รับทราบทั่วโลก องค์การที่ได้รับการรับรองสามารถแสดงเครื่องหมายรับรองคุณภาพบนเอกสาร สิ่งตีพิมพ์ หัวจดหมาย แผ่นป้ายโฆษณาต่างๆ ยกเว้น การแสดงบนผลิตภัณฑ์และบรรจุภัณฑ์

        12.7.6 ตรวจติดตามและตรวจประเมินใหม่ทั้งหมดเมื่อครบ 3 ปี การรับรองระบบมีอายุ 3 ปี และตลอด 3 ปี ผู้ประเมินจะทำการตรวจติดตามผลเป็นระยะเพื่อให้มั่นใจว่าองค์การได้ปฏิบัติสอดคล้องกับมาตรฐาน ถ้าพบข้อบกพร่องจะออกหนังสือแจ้งให้ทราบและปรับปรุงแก้ไขในระยะเวลาที่กำหนด เมื่อใกล้จะถึงกำหนดระยะเวลาการรับรองหมดอายุลง ถ้าองค์การต้องการรับรองต่อ ต้องแจ้งให้หน่วยงานที่ให้การรับรองเพื่อนัดหมายให้มีการตรวจประเมินใหม่ทั้งระบบ เหมือนกับการตรวจประเมินเพื่อให้การรับรองในครั้งแรก

สรุปสาระสำคัญ

             การตรวจติดตามคุณภาพ หมายถึง “กระบวนการซึ่งเป็นระบบ เป็นอิสระ และจัดทำเป็นเอกสารเพื่อแสดงให้เห็นว่ากิจกรรมต่างๆ ในระบบคุณภาพมีผลลัพธ์สอดคล้องกับแผนหรือเกณฑ์ที่กำหนดไว้ และถูกนำไปปฏิบัติอย่างมีประสิทธิผล เหมาะสม และสามารถบรรลุวัตถุประสงค์ขององค์การ”

             ประเภทของการตรวจติดตาม (Audit) เป็น 3 ประเภทใหญ่ๆ นั่นคือ

1. การตรวจติดตามภายใน (Internal Audit หรือ First Party Audit)

2. การตรวจติดตามโดยลูกค้า (Second Party Audit)

3. การตรวจติดตามโดยบุคคลที่ 3 หรือหน่วยงานให้การรับรอง (Third Party Audit)

        ผู้ตรวจติดตาม (Auditor) คือผู้มีคุณสมบัติที่จะตรวจติดตามระบบคุณภาพได้ และอีกบุคคลหนึ่งคอยจัดการให้การตรวจติดตามคุณภาพสามารถดำเนินต่อไปอย่างมีประสิทธิภาพ บุคคลนั้นเรียกว่า หัวหน้าคณะผู้ตรวจติดตาม (Lead Auditor)

       เมื่อองค์การได้จัดทำระบบคุณภาพ และปฏิบัติตามระบบที่ได้สร้างขึ้นมา มีการตรวจติดตามภายในจนได้ผลเป็นที่พอใจและมั่นใจว่าระบบบริหารคุณภาพมีประสิทธิภาพและสามารถนำมาพัฒนาองค์การให้มีระบบบริหารคุณภาพที่ยั่งยืนแล้ว ทุกคนในองค์การถือเป็นแนวปฏิบัติอย่างมีประสิทธิผล องค์การควรขอรับรองระบบบริหารคุณภาพจากหน่วยรับรอง (Certification Body) เพื่อให้การยอมรับความสามารถขององค์การ เป็นการตรวจประเมินโดยบุคคลที่ 3 ซึ่งเป็นบุคคลภายนอกองค์การ

ขอขอบคุณ : https://sites.google.com/site/rtech603xx/unit-12

ใส่ความเห็น