แนวคิด (Main Idea)

                การสื่อสารนอกจากจะมีความสำคัญที่สุดในการดำรงชีวิตของมนุษย์แล้ว การสื่อสารยังเป็นปัจจัยที่สำคัญยิ่งที่จะทำให้องค์การดำเนินการได้อย่างมีประสิทธิภาพและบรรลุเป้าหมาย หากองค์การไม่พัฒนาการสื่อสารหรือเกิดอุปสรรค ปัญหา ย่อมเกิดผลในการพัฒนาด้านอื่นๆ และจะส่งผลให้เกิดความล้มเหลวขององค์การในที่สุด

สมรรถนะย่อย (Element of Competency)

                1. แสดงความรู้เกี่ยวกับการสื่อสารกับการบริหารจัดการองค์การ

                2. ใช้การสื่อสารเพื่อการบริหารจัดการองค์การ

    5.1 ความหมายของการสื่อสาร

           การสื่อสาร (Communications) มีที่มาจากศัพท์ภาษาลาตินว่า Communis  หมายถึง ความเหมือนกันหรือร่วมกัน การสื่อสาร (Communication)  หมายถึง กระบวนการถ่ายทอดข่าวสาร ข้อมูล ความรู้ ประสบการณ์ ความรู้สึก ความคิดเห็น ความต้องการจากผู้ส่งสารโดยผ่านสื่อต่างๆ ที่อาจเป็นการ พูด การเขียน สัญลักษณ์อื่นใด  การแสดงหรือการจัดกิจกรรมต่างๆ ไปยังผู้รับสาร ซึ่งอาจจะใช้กระบวนการสื่อสารที่แตกต่างกันไปตามความเหมาะสมหรือความจำเป็นของตนเองและคู่สื่อสาร โดยมีวัตถุประสงค์ให้เกิดการรับรู้ร่วมกันและมีปฏิกิริยาตอบสนองต่อกัน บริบททางการสื่อสารที่เหมาะสมเป็น ปัจจัยสำคัญที่จะช่วยให้การสื่อสารสัมฤทธิ์ผล

รูปที่ 5.1 บริบทของการสื่อสาร

   5.2 ความสำคัญของการสื่อสาร

           การสื่อสารมีความสำคัญ ดังนี้

                1. การสื่อสารเป็นปัจจัยสำคัญในการดำรงชีวิตของมนุษย์ทุกเพศ ทุกวัย ไม่มีใครที่จะดำเนินชีวิตได้โดยปราศจากการสื่อสาร ทุกสาขาอาชีพก็ต้องใช้การสื่อสารในการปฏิบัติงาน การทำธุรกิจต่างๆ โดยเฉพาะสังคมมนุษย์ที่มีการเปลี่ยนแปลงและพัฒนาตลอดเวลา พัฒนาการทางสังคมจึงดำเนินไปพร้อมๆกับพัฒนาการทางการสื่อสาร

                2. การสื่อสารก่อให้เกิดการประสานสัมพันธ์กันระหว่างบุคคลและสังคม ช่วยเสริมสร้างความเข้าใจอันดีระหว่างคนในสังคม ช่วยสืบทอดวัฒนธรรมประเพณี สะท้อนให้เห็นภาพความเจริญรุ่งเรือง วิถีชีวิตของผู้คน ช่วยธำรงสังคมให้อยู่ร่วมกันเป็นปกติสุขและสันติ

                3. การสื่อสารเป็นปัจจัยสำคัญในการพัฒนาความเจริญก้าวหน้าทั้งตัวบุคคลและสังคม การพัฒนาทางสังคมในด้านคุณธรรม จริยธรรม วิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี ฯลฯ รวมทั้งศาสตร์ในการสื่อสารจำเป็นต้องพัฒนาอย่างไม่หยุดยั้ง การสื่อสารเป็นเครื่องมือในการพัฒนาคุณภาพชีวิตของมนุษย์และพัฒนาความเจริญก้าวหน้าในด้านต่างๆ

   5.3 ความจำเป็นต้องมีการสื่อสารขององค์การ

           การสื่อสารขององค์การ (Organizational Communication) คือ การแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสารและความรู้ในหมู่สมาชิกขององค์การเพื่อให้บรรลุประสิทธิภาพและประสิทธิผลขององค์การ ดังนั้น องค์การจึงจำเป็นต้องมีการสื่อสารด้วยเหตุผลหลายประการ สรุปได้ดังนี้

              5.3.1 ลักษณะขององค์การ

                         ในปัจจุบันองค์การไม่ว่าจะเป็นลักษณะใดก็ตาม ต้องเผชิญกับการเปลี่ยนแปลงและการแข่งขัน ทำให้องค์การต้องพัฒนาอยู่ตลอดเวลาซึ่งองค์การต้องมีเครือข่ายของการสื่อสาร (Communication Network) ที่ทำหน้าที่อย่างมีประสิทธิภาพ หากองค์การต้องการความได้เปรียบในเชิงการแข่งขันจำเป็นต้องใช้กลยุทธ์ที่เกี่ยวข้องกับขั้นตอนการสื่อสาร กล่าวคือ

                                1. ขั้นการได้ข้อมูลข่าวสารต่างๆ โดยการสังเกตสภาพการแข่งขันภายนอก ศึกษาเงื่อนไขต่างๆวิเคราะห์กลยุทธ์ของคู่แข่ง และเชื่อมโยงข้อมูลข่าวสารทั้งหมดให้อยู่ในสภาพพร้อมที่จะถูกถ่ายเทออกไป

                                2. ขั้นการแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสาร มีการส่งข้อมูลข่าวสารไปยังบุคลากรที่เกี่ยวข้อง

                5.3.2 วัฒนธรรมขององค์การ

                         ทุกองค์การจะต้องมีวัฒนธรรมเป็นของตนเอง วัฒนธรรมประกอบด้วยบรรทัดฐาน ทัศนคติ ค่านิยม ความเชื่อ และปรัชญาขององค์การ วัฒนธรรมที่แตกต่างกันย่อมมีการสื่อสารที่แตกต่างกันด้วยตัวอย่างเช่นองค์การที่มีวัฒนธรรมเน้นทำงานหนักและลงทุนมาก ต้องการทำเป็นทีมและหวังผลระยะสั้น ให้ความสำคัญกับตัวบุคคลและลูกค้า การสื่อสารที่เกิดขึ้นในองค์การจะมีลักษณะที่ทุกคนมีความสัมพันธ์กัน ไม่มีใครเป็นผู้บังคับบัญชา ดังนั้น การเลือกใช้การสื่อสารที่เหมาะสมกับวัฒนธรรมของแต่ละองค์การจึงมีความสำคัญและส่งผลต่อความสำเร็จขององค์การด้วย

                5.3.3 ระดับและเป้าหมายขององค์การ

                          องค์การแบ่งระดับของการบริหารออกเป็น 3 ระดับ ได้แก่ ระดับสูงซึ่งสนใจในเรื่องการพัฒนาวิเคราะห์สภาพแวดล้อมภายนอก และจัดทำกลยุทธ์ขององค์การ ระดับกลางจะเกี่ยวข้องกับการนำนโยบายและคำสั่งของฝ่ายบริหารระดับสูงไปปฏิบัติ และระดับล่างจะปฏิบัติงานเกี่ยวกับการผลิตและการบริการขององค์การนั้น ดังนั้นการที่องค์การมีระดับและเป้าหมายขององค์การที่แตกต่างกัน จึงจำเป็นจะต้องใช้การสื่อสารที่แตกต่างกัน

               5.3.4 ขนาดขององค์การ

                         เมื่อองค์การมีขนาดเล็ก ผู้บริหารสามารถสื่อสารได้โดยตรงกับผู้อื่น ผู้ส่งและผู้รับข้อมูลข่าวสารสามารถใช้ช่องทางการสื่อสารอย่างไม่เป็นทางการ แต่เมื่อองค์การเจริญเติบโตขึ้น และผู้บริหารมีความต้องการข้อมูลข่าวสารในการบริหารและการตัดสินใจมากขึ้นจำเป็นต้องใช้ช่องทางการสื่อสารอย่างเป็นทางการเนื่องจากผู้บริหารมีภาระหน้าที่มาก จึงต้องใช้กฎเกณฑ์ นโยบาย และระเบียบปฏิบัติเป็นเครื่องมือของการติดต่อสื่อสารอย่างเป็นทางการ

                5.3.5 ความต้องการเป็นอิสระ

                         ผู้บริหารและบุคลากรในองค์การล้วนมีความต้องการส่วนบุคคลจะจะสื่อสารกับสมาชิกคนอื่นๆเพื่อตอบสนองความต้องการส่วนตน เช่น ความเจริญก้าวหน้า ความต้องการเป็นอิสระ เป็นต้น

                5.3.6 คุณภาพของชีวิตในงาน

                         บุคลากรทุกคนในองค์การต้องมีคุณภาพของชีวิตในงาน (Quality of Work Life) มีหลายแนวทางที่จะนำมาใช้เพื่อปรับปรุงคุณภาพชีวิตในงาน เช่น สิ่งย้อนกลับเกี่ยวกับผลการปฏิบัติงานของตนการปฏิบัติงานที่มีโอกาสสื่อสารกับคนอื่น และส่งเสริมให้มีความสัมพันธ์ระหว่างบุคลากรอย่างไม่เป็นทางการ เป็นต้น

รูปที่ 5.2 คุณภาพของชีวิตในงาน

  5.4 กระบวนการสื่อสารในองค์การ

           การสื่อสารในองค์การจะมีการลักษณะเป็นกระบวนการ (Process) อย่างหนึ่งซึ่งเป็นการผ่านข้อมูลข่าวสารและความเข้าใจเพื่อที่จะให้ผู้ใต้บังคับบัญชาหรือบุคคลอื่นเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมตามที่ต้องการส่วนประกอบสำคัญของกระบวนการสื่อสารประกอบด้วย

                1. ผู้ส่งข้อมูลข่าวสาร (Sender)

                2. ผู้รับข้อมูลข่าวสาร (Receiver)

                3. ช่องทางการสื่อสาร (Communication Channel)

                4. สัญลักษณ์ต่างๆ (Symbols)

                กระบวนการสื่อสารจะมีประสิทธิภาพได้ดีเพียงใดย่อมขึ้นอยู่กับการทำหน้าที่ของส่วนประกอบที่สำคัญ ได้แก่  ผู้ส่งข้อมูลข่าวสาร . ผู้รับข้อมูลข่าวสาร ช่องทางการสื่อสาร สัญลักษณ์ต่างๆ ดังที่ได้กล่าวมาแล้ว

  5.5 เส้นทางการสื่อสารในองค์การ

           ปัจจุบันการสื่อสารในองค์การจำเป็นต้องหาข้อมูลข่าวสารให้ได้รวดเร็วกว่าในอดีต เพื่อการแก้ไขปัญหาได้อย่างทันท่วงทีและเพื่อใช้ในการตัดสินใจได้อย่างมีประสิทธิภาพ เส้นทางของการสื่อสารในองค์การที่มีประสิทธิภาพ มีเส้นทางการสื่อสารเกิดขึ้นได้หลายทิศทางสรุปได้ดังนี้

                5.5.1 การสื่อสารจากเบื้องบนลงสู่เบื้องล่าง

                          การสื่อสารลักษณะนี้จะเป็นไปตามสายการบังคับบัญชา เช่น จากประธานลงมาที่รองประธาน ผู้จัดการแผนก หัวหน้าส่วน หัวหน้างาน ลงมาถึงพนักงาน ลดหลั่นกันตามอำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบ และสิ่งที่ผู้บริหารควรพิจารณาในการสื่อสารแบบนี้ คือ ข้อมูล ข่าวสารอะไรที่ควรส่งจากผู้บริหารลงมาถึงพนักงาน และการส่งข้อมูลข่าวสารควรกระทำอย่างไรจึงจะเกิดประสิทธิภาพสูงสุด

              5.5.2 การสื่อสารจากเบื้องล่างขึ้นสู่เบื้องบน

                         การสื่อสารลักษณะนี้มีความสำคัญต่อการบริหารองค์การเป็นอย่างมาก เพราะจะก่อให้เกิดสิ่งต่อไปนี้

                                1. พนักงานให้ข้อมูลที่มีคุณค่าต่อการตัดสินใจของผู้บริหารและควบคุมกิจกรรมต่างๆในองค์การได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

                                2. ทำให้ผู้บริหารรู้ว่าเมื่อไรที่พนักงานพร้อมที่จะรับข้อมูลข่าวสาร และยอมรับสิ่งที่ฝ่ายบริหารได้บอกกล่าวมาน้อยเพียงใด

                                3. ทำให้ผู้บริหารรู้ถึงสิ่งที่รบกวนบุคลากรที่อยู่ใกล้ชิดกับการปฏิบัติงานจริงๆ และทำให้รู้ว่าพนักงานเข้าใจความหมายของข้อมูลข่าวสารได้มากน้อยเพียงใด

                                4. ทำให้เกิดความชื่นชมและความจงรักภักดีต่อองค์การอันจะช่วยให้พนักงานแก้ปัญหาการทำงานของเขาได้

                5.5.3 การสื่อสารตามแนวนอน

                         การสื่อสารตามแนวนอน ประกอบด้วยการให้ข้อมูลข่าวสารระหว่างเพื่อนร่วมงานในหน่วยงานเดียวกันซึ่งอยู่ในระดับอำนาจหน้าที่เดียวกันภายในองค์การและมีผู้บังคับบัญชาคนเดียวกันความมุ่งหมายของการสื่อสารตามแนวนอนมี ดังนี้

                                1. การประสานงานและการมอบหมายงาน เช่น เจ้าหน้าที่ของแผนกฝึกอบรมและพัฒนาต้องการจัดฝึกอบรมให้พนักงานของบริษัท ซึ่งพวกเขาจะต้องพบกันเพื่อประสานงานว่าใครจะต้องทำอะไร

                                2. การให้ข้อมูลเกี่ยวกับแผนงานและกิจกรรม ความคิดเห็นจากบุคคลหลายคนย่อมดีกว่าความคิดเห็นของบุคคลเพียงคนเดียว การสื่อสารในระดับเดียวกันจึงมีความสำคัญ เช่น ในการจัดฝึกอบรมหรือการรณรงค์ประชาสัมพันธ์ สมาชิกของแต่ละแผนกจะต้องส่งข้อมูลเกี่ยวกับแผนงานและสิ่งที่พวกเขาต้องทำร่วมกัน

                                3. การแก้ปัญหา พนักงานอาจจะได้มอบหมายงานให้ทำร่วมกันในหน่วยงานเดียวกัน ซึ่งต้องมีการพบและเกี่ยวข้องกันในการติดต่อสื่อสารตามแนวนอนเพื่อแก้ปัญหาบางอย่างของหน่วยงาน

                                4. การสร้างความเข้าใจร่วมกัน เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้น องค์การจะต้องร่วมกันสร้างความเข้าใจถึงสิ่งที่ควรจะเปลี่ยนแปลงร่วมกัน การประชุมและสนทนาระหว่างพนักงานระดับเดียวกันและภายในหน่วยงานเดียวกันเป็นสิ่งสำคัญต่อการบรรลุความเข้าใจร่วมกัน

รูปที่ 5.3 การสร้างความเข้าใจร่วมกันด้วยการประชุม

             5.5.4 การสื่อสารข้ามสายงาน

                         การสื่อสารข้ามสายงาน ในองค์การส่วนใหญ่ พนักงานอาจจะต้องส่งข้อมูลข่าวสารให้กับบุคคลที่ไม่ใช่ผู้ใต้บังคับบัญชาหรือผู้บังคับบัญชาของเขาเอง เช่น แผนกวิศวกรรม แผนกวิจัย แผนกบัญชี แผนกบุคคล ซึ่งจะต้องรวบรวมข้อมูล รายงาน เตรียมแผนงาน ประสานกิจกรรม และให้คำแนะนำแก่ผู้บริหารในทุกส่วนขององค์การในลักษณะข้ามสายงาน ซึ่งพวกเขาไม่มีอำนาจตามสายงานที่จะสั่งการกับบุคคลที่ต้อง สื่อสารด้วย เพียงแต่เขาต้องใช้การขายความคิดของเขาเท่านั้นการสื่อสารข้ามสายงานจะเป็นกรณีเฉพาะผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้าน และถือว่าเป็นความรับผิดชอบของพวกเขาที่จะแสดงผลงานให้ไปเกิดขึ้นกับแผนกอื่นๆ และผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้านอาจจะมีการติดต่อสื่อสารอย่างใกล้ชิดกันกับผู้บริหารระดับสูงอยู่เสมอซึ่งส่งผลให้มีอำนาจในการทำงานมากขึ้น การสื่อสารข้ามสายงานมีความเหมาะสมและจำเป็นอย่างมากต่อพนักงานระดับล่างเพราะช่วยประหยัดเวลา ดั้งนั้น องค์การควรจะมีนโยบายในการใช้เส้นทางของการสื่อสารข้ามสายงานไว้ด้วยเพื่อให้เกิดความคล่องตัวในการปฏิบัติงาน

   5.6 หลักการสื่อสารในองค์การ

          ในทุกองค์การจะมีการสื่อสารเป็น 2 ลักษณะ คือ การสื่อสารที่เป็นทางการและการสื่อสารที่ไม่เป็นทางการ โดยมีหลักการที่จะทำให้การสื่อสารทั้งสองลักษณะนี้มีประสิทธิภาพและเกิดประสิทธิผล ดังนี้

                5.6.1 การสื่อสารที่เป็นทางการ (Formal Communication)

                         ช่องทางการสื่อสารควรประกาศให้รู้อย่างชัดเจนและแน่นอน อำนาจหน้าที่ปรากฏในช่องทางของการสื่อสารอย่างเป็นทางการ เส้นทางของการสื่อสาร (Line of Communication) ต้องสั้นและตรงประเด็น ผู้ที่มีความสามารถจะเป็นศูนย์กลางของการสื่อสาร ซึ่งได้แก่ เจ้าหน้าที่ หัวหน้างาน เมื่อองค์การกำลังดำเนินไม่ควรขัดขวางเส้นทางของการสื่อสาร ระบบการสื่อสารทุกระบบต้องเชื่อถือได้

                5.6.2 การสื่อสารที่ไม่เป็นทางการ (Informal Communication)

                          ตอบสนองความต้องการและความรู้สึกของปัจเจกบุคคลในเรื่องของการรวมตัวกันเป็นอันหนึ่งอันเดียวกัน การเคารพตนเอง และการตัดสินใจเลือกที่เป็นอิสระก่อให้เกิดความสามัคคีภายในองค์การ

                           การใช้กลยุทธ์การสื่อสารในองค์การเพื่อให้ประสบผลสำเร็จในการดำเนินงานนั้น ผู้บริหารจะต้องใช้การสื่อสารและบุคคลที่จะสื่อสาร เพี่อให้บรรลุเป้าหมายของการสื่อสารตามที่ต้องการได้อย่างแท้จริง

5.7 อุปสรรคของการสื่อสารที่เกิดขึ้นในองค์การ

                            อุปสรรคของการสื่อสารที่เกิดขึ้นในองค์การนั้นมีหลายประการ ซึ่งอาจแยกพิจารณาได้ 2 ประเด็น สรุปได้ดังนี้

               5.7.1 การบิดเบือนการสื่อสาร

                         การบิดเบือนที่เกิดขึ้นในการสื่อสารนั้นอาจเกิดขึ้นโดยตั้งใจหรือไม่ตั้งใจ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับว่าผู้บิดเบือนรู้หรือไม่ว่าความหมายที่สื่อสารไปนั้นถูกดัดแปลงแก้ไข การบิดเบือนเกิดขึ้นในการสื่อสารทุกระดับ

               5.7.2 ภาระหน้าที่รับผิดชอบเกี่ยวกับการสื่อสาร

                         ภาระในการสื่อสารเป็นเรื่องเกี่ยวกับปริมาณและความสลับซับซ้อนของข้อมูลข่าวสารที่ได้รับมา ซึ่งตัวแปรทั้งสองตัวนี้จะต้องพิจารณาร่วมกัน บุคคลจะได้รับข้อมูลข่าวสารมากน้อยเพียงใดขึ้นอยู่กับช่อองทางการสื่อสาร นอกจากนี้บุคคลสามารถจัดการกับข้อมูลข่าวสารที่ไม่สลับซับซ้อนได้ดีกว่าข้อความที่สลับซับซ้อนและไม่อาจคาดคะเนได้

                                ภาระที่รับผิดชอบเกี่ยวกับการสื่อสารที่ก่อให้เกิดอุปสรรคในการสื่อสารแบ่งเป็น 3 ประเภท ดังนี้

                                1. ภาระในการสื่อสารที่น้อยเกินไป หากผู้ปฏิบัติงานถูกตัดออกจากเครือข่ายของการสื่อสารขององค์การ หรือการที่มีภาระความรับผิดชอบเกี่ยวกับการสื่อสารน้อยเกินไปจะทำให้บุคคลรู้สึกว่าตนหมดอำนาจที่จะควบคุมกิจกรรมการทำงาน ขาดแรงจูงใจ และเกิดความเฉื่อยชาในการปฏิบัติงาน

                                2. ภาระในการสื่อสารมากเกินไป ซึ่งเกิดขึ้นเมื่อบุคคล ระบบ หรือองค์การไม่สามารถดำเนินการกับข้อมูลข่าวสารที่ได้รับมา ผลเสียจะเกิดขึ้นเฉพาะในองค์การเปิดที่บุคคลสามารถหาข้อมูลข่าวสารอย่างไม่จำกัด จำนวนและความสลับซับซ้อนที่มีมากขึ้นของข้อมูลข่าวสาร ทำให้ไม่สามารถค้นหาข้อมูลข่าวสารที่ถูกต้องและจำเป็นเพื่อนำมาใช้ในการบริหารและตัดสินใจ ทำให้บุคคลเกิดความรู้สึกสับสนได้รับแรงกดดันอย่างมาก และทำงานผิดพลาดได้

                                3. ภาระในการสื่อสารที่เหมาะสม ซึ่งเป็นประโยชน์ต่อการบริหารงาน ผลจากการมีภาระความรับผิดชอบเกี่ยวกับการสื่อสารที่เหมาะสมบุคคลจะรู้สึกกว่าได้รับการจูงใจและมีประสิทธิภาพในการทำงาน

                                ปัญหาภาระในการสื่อสารนอกจากจะก่อให้เกิดผลเสียในระดับปัจเจกบุคคลแล้วยังก่อให้เกิดผลเสียในระดับองค์การด้วยในกรณีที่มีภาระมากเกินไปทำให้การประมวลผลสารสนเทศ (Information Processing) ขององค์การไม่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผล ลดคุณภาพของการตัดสินใจ และลดผลิตภาพขององค์การโดยรวม

   5.8 การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ : กลยุทธ์สู่ความสำเร็จขององค์การ

           การสื่อสารเป็นกลยุทธ์หรือกระบวนการหรือเครื่องมือที่จะนำไปสู่ความเข้าใจในการติดต่อและการทำงานร่วมกันของบุคคลในองค์การเพี่อบรรลุเป้าหมาย แต่หากไม่เรียนรู้และเข้าใจความต้องการของตนเองไม่เข้าใจผู้อื่นแล้วไม่ว่าจะมีกระบวนการสื่อสารที่ดีและมีอุปกรณ์สื่อสารที่ทันสมัยเพียงใดก็ไร้คุณค่า (วิโรจน์ โสวัณนะ 2545 : 95) นอกจากนี้การสื่อสารจำเป็นจะต้องเข้าใจถึงความแตกต่างระหว่างบุคคล เมื่อบุคคลมีความแตกต่างกันการสื่อสารที่ดีจะต้องใช้ความมีมนุษย์สัมพันธ์ที่ดีควบกันไปด้วยจึงจะทำให้การสื่อสารนั้นประสบผลสำเร็จ

            การเพิ่มประสิทธิภาพในการสื่อสาร (Improving Organizational Communication)

            เนื่องจากการสื่อสารที่ผิดพลาดจะส่งผลกระทบต่อการบรรลุประสิทธิผลขององค์การเสมอ การสร้างระบบการสื่อสารภายในองค์การที่ดีจึงเป็นสิ่งจำเป็นอย่างมาก หน้าที่สำคัญประการหนึ่งของผู้บริหารทุกองค์การ คือ การจัดระบบการสื่อสารตลอดจนการไหลของข้อมูลข่าวสารในองค์การและลดความผิดพลาดหรืออุปสรรคในการสื่อสาร ซึ่งสามารถทำได้หลายวิธีสรุปได้ ดังนี้

                   5.8.1 การติดตามผลและให้ข้อมูลย้อนกลับ (Follow-Up and Feed Back)

                              ติดตามผลและให้ข้อมูลย้อนกลับเป็นวิธีการที่ใช้ในการตรวจสอบข้อมูลที่ส่งไปว่าผู้รับเข้าใจตรงกับผู้ส่งเพียงไร วิธีการนี้จะทำให้กระบวนการสื่อสารเป็นแบบสองทาง (Two-Way) ซึ่งอาจเกิดขึ้นในการพบปะกันหรือหากเป็นการใช้เอกสารติดตามผลและข้อมูลย้อนกลับอาจตรวจสอบได้จากการโต้ตอบการแสดงออกของผู้รับสารจะทำให้ทราบว่าการสื่อสารมีความถูกต้องเพียงไร

                     5.8.2 การใช้การสื่อสารหลายวิธี (Parallel Channels Repetition)

                               การใช้วิธีการสื่อสารและช่องทางการสื่อสารหลายวิธีทำให้การติดต่อสื่อสารมีความถูกต้องยิ่งขึ้น เช่น มีการสั่งการด้วยเอกสารเป็นลายลักษณ์อักษรแล้ว และยังมีการประชุมและสั่งการด้วยวาจาและใช้โอกาสพูดคุยอย่างไม่เป็นทางการด้วย ก็จะทำให้การสื่อสารถูกต้องมากยิ่งขึ้น

                    5.8.3 ระยะเวลา (Timing)

                              ปัญหาด้านระยะเวลาเป็นสาเหตุหนึ่งของการสื่อสารที่เบี่ยงเบนไปทั้งในแง่ของความกดดันด้านเวลาและความไม่เหมาะสม องค์การและกลุ่มอาจกำหนด มาตรฐานด้านเวลาเพื่อแก้ปัญหาดังกล่าวได้ เช่น ระบุไว้ล่วงหน้าว่าจะทำงานหนึ่งให้เสร็จเมื่อใด นอกจากนี้ยังต้องแยกระหว่างงานประจำกับงานจรซึ่งจะช่วยลดแรงกดดันด้านเวลาอันจะทำให้การสื่อสารมีความถูกต้องมากยิ่งขึ้น

รูปที่ 5.4 ความกดดันเนื่องจากเวลา

                        5.8.4 ให้ความสนใจกับภาษา (Attention to Language)

                                  ในการสื่อสารนั้น การเลือกใช้ศัพท์ ระดับของคำ และความหมายของคำ เป็นวิธีการหนึ่งที่จะลดความผิดพลาดในการสื่อสารได้ และทำความเข้าใจกับผู้ที่จะสื่อสารด้วยว่าควรจะใช้ภาษาในระดับใด


                         5.8.5 ศูนย์กลางข้อมูล (Information Communication and Information Centers)

                                   การสื่อสารโดยวิธีการนี้จะเป็นการสื่อสารที่รวดเร็วและยืดหยุ่น และมีความถูกต้องของข้อมูลมาก ซึ่งองค์การอาจใช้ศูนย์กลางข้อมูลเป็นแหล่งกระจายข่าวโดยไม่ผ่านช่องทางที่เป็นทางการขององค์การก็อาจจะทำให้การสื่อสารมีความถูกต้องและรวดเร็วมากขึ้น

                       5.8.6 การให้รู้เท่าที่จำเป็น (The Exception Principle and the Need to Know)

                                   การให้รู้เท่าที่จำเป็นเป็นการวางระบบในการสื่อสารในองค์การให้มีการสื่อสารในกรณีพิเศษและให้มีการรับข้อมูลเฉพาะที่จำเป็น โดยการเสนอข้อมูลไปยังฝ่ายบริหารเฉพาะที่ฝ่ายบริหารต้องการในขณะเดียวกันฝ่ายบริหารก็ให้ข้อมูลหรือสื่อสารกับพนักงานเฉพาะสิ่งที่พนักงานจำเป็นต้องรู้เท่านั้น ซึ่งจะทำให้การสื่อสารไม่มีข้อมูลมากเกินไป วิธีการนี้เหมาะกับองค์การที่มีสายกานบังคับบัญชาสูง

                          5.8.7 การใช้ธรรมเนียมปฏิบัติในการสื่อสารเป็นความพยายามที่จะวางระบบในการสื่อสาร

                                    โดยใช้เทคโนโลยีในการสื่อสาร เช่น โทรสาร ให้ใช้สื่อสารเฉพาะในเรื่องที่จำเป็นและเร่งด่วน ซึ่งการใช้เครื่องมือโดยไม่จำเป็นอาจจะทำให้การสื่อสารผิดพลาดหรือมีมากเกินความจำเป็นการสร้างธรรมเนียมปฏิบัติที่เหมาะสมจึงเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการสื่อสารได้

                          5.8.8 การฟังอย่างตั้งใจ (Listen Actively)

                                  การฟังอย่างตั้งใจเป็นการลดความผิดพลาดจากการสื่อสาร ทำให้ข้อมูลที่ผู้ส่งสารต้องการจะส่งถึงผู้รับสารครบถ้วน ในขณะเดียวกันการฟังอย่างตั้งใจนั้นผู้รับสารสามารถคิดต่อและไตร่ตรองสิ่งที่ได้ฟังและอาจมีการสอบถามหรือทำความเข้าใจข้อมูลข่าวสารได้มากขึ้น นอกจากนี้การฟังอย่างตั้งใจจะทำให้เกิดความรู้สึกที่ดีระหว่างผู้ที่สื่อสารและเกิดการยอมรับกัน ซึ่งจะเป็นการพัฒนาระบบความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างบุคลากรในองค์การตามมาด้วย พื้นฐานที่สำคัญของการบริหารจัดการภายในองค์การขึ้นอยู่กับ “การสื่อสารที่ดี” อันจะส่งผลให้เกิดความเข้าใจ ความร่วมมือ และการประสานงานที่ดี ด้วยแผนงานต่างๆ ที่จะนำไปสู่การปฏิบัติได้อย่างถูกต้อง เหมาะสม และตรงตามเป้าหมาย

ขอขอบคุณ : https://sites.google.com/site/rtech603xx/unit-5

ใส่ความเห็น